Analizamos qué cambia para importadores, exportadores y transitarios, y por qué es uno de los avances más relevantes en digitalización aduanera de los últimos años.

Gestionar una importación en la UE implica cumplir con dos tipos de formalidades: las propiamente aduaneras: la declaración en aduana, el pago de aranceles, la asignación de régimen… y las no aduaneras, que son todos los controles adicionales que exige la legislación sectorial: sanitarios, fitosanitarios, medioambientales, de bienes culturales, entre otros. Hasta hace poco, estos dos mundos funcionaban en paralelo, con sistemas separados, trámites independientes y mucha intervención manual de por medio.

El EU CSW-CERTEX ha venido a cambiar eso. Su objetivo es conectar digitalmente ambos mundos: que los sistemas aduaneros nacionales y los sistemas de certificación de la UE hablen entre sí de forma automática, eliminando pasos manuales, reduciendo tiempos y garantizando que los controles se hacen de forma coherente y trazable.

EU CSW-CERTEX son las siglas de EU Customs Single Window – Certificate Exchange System, es decir, el Sistema de Intercambio de Certificados de la Ventanilla Única Aduanera de la Unión Europea. Está regulado por el Reglamento (UE) 2022/2399 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de noviembre de 2022.

En términos sencillos, es una plataforma electrónica centralizada que actúa como puente entre los sistemas aduaneros nacionales de cada Estado miembro y los sistemas de certificación no aduaneros de la UE. Cuando un operador presenta una declaración de importación, el sistema verifica automáticamente si la mercancía tiene asociados certificados o autorizaciones en otros sistemas europeos (como TRACES NT para los controles sanitarios y fitosanitarios) sin que el agente de aduanas tenga que adjuntarlos manualmente ni esperar a que un inspector los revise de forma física.

Importante: el EU CSW-CERTEX no almacena datos. Actúa como canal de transmisión en tiempo real entre sistemas. Los datos permanecen en sus sistemas de origen y se borran en cuanto finaliza el intercambio.

En España, la primera fase del EU CSW-CERTEX entró en aplicación el 3 de marzo de 2025, de acuerdo con el calendario establecido por el Reglamento europeo. En esa primera fase, el sistema cubre las siguientes formalidades no aduaneras:

• Controles sanitarios y fitosanitarios: el Documento Sanitario Común de Entrada (DSCE) para animales, productos de origen animal y piensos y alimentos de origen no animal, gestionados a través de TRACES NT.
• Importación de productos ecológicos: verificación electrónica de los certificados de inspección de productos ecológicos procedentes de terceros países.
• Determinados requisitos medioambientales: relacionados con sustancias que agotan la capa de ozono y con gases fluorados.
• Bienes culturales: desde junio de 2025, la importación de bienes culturales también queda integrada en el sistema, con la verificación electrónica de las licencias de importación.

La implantación es progresiva. A medida que se incorporen nuevas formalidades no aduaneras al sistema, el alcance del EU CSW-CERTEX se irá ampliando, con el objetivo de cubrir el máximo de controles posible en el horizonte de 2028, fecha en la que entrará en vigor el nuevo Código Aduanero de la Unión.

El funcionamiento del sistema sigue un esquema en tres pasos que, desde el punto de vista del operador, ocurre de forma prácticamente invisible:

• El agente de aduanas presenta la declaración de importación H1 en el sistema aduanero nacional, como siempre. No hay que adjuntar manualmente los certificados no aduaneros afectados.
• El EU CSW-CERTEX conecta en tiempo real el sistema aduanero con el sistema no aduanero correspondiente (por ejemplo, TRACES NT) y verifica electrónicamente que los certificados están en vigor, son válidos y corresponden a la mercancía declarada.
• El resultado de la verificación se devuelve automáticamente al sistema aduanero, que lo incorpora al expediente de despacho. Si todo es correcto, el proceso continúa sin intervención humana.

El sistema contempla también la gestión de cantidades autorizadas: si un certificado ampara un volumen determinado de mercancía que puede distribuirse en varias declaraciones presentadas en distintos Estados miembros, el EU CSW-CERTEX lleva el control de las cantidades ya despachadas para evitar que se supere el límite autorizado.

Para importadores, exportadores y transitarios, el impacto práctico del EU CSW-CERTEX se traduce en mejoras concretas en la operativa diaria:

• Menos trámites manuales. Los certificados no aduaneros se verifican automáticamente, sin que el operador tenga que gestionarlos por separado ni el agente adjuntarlos físicamente al expediente.
• Despachos más rápidos. La verificación en tiempo real reduce los tiempos de espera asociados a la comprobación manual de documentos, especialmente en mercancías sujetas a controles sanitarios o fitosanitarios.
• Menos errores y discrepancias. La transmisión directa de datos entre sistemas garantiza la coherencia de la información y reduce el riesgo de incidencias por documentación incorrecta o incompleta.
• Mayor seguridad jurídica. La integración automática con los sistemas de la UE asegura que el cumplimiento normativo queda registrado y trazado, lo que refuerza la posición del operador ante posibles inspecciones.
• Coordinación previa con el proveedor. Aunque el sistema agiliza el proceso en frontera, es importante que el importador coordine con su proveedor la emisión correcta y puntual de los certificados en los sistemas de origen, ya que el EU CSW-CERTEX no puede verificar lo que no existe.

El EU CSW-CERTEX no es una iniciativa aislada, sino una pieza dentro de un ecosistema digital aduanero más amplio que la UE está construyendo. En concreto, está diseñado para integrarse con el EU Customs Data Hub, la futura plataforma central de datos aduaneros europeos cuya implantación será progresiva: activa para operadores de comercio electrónico a partir de 2028, y obligatoria para todos los operadores entre 2032 y 2037.

Cuando ambos sistemas estén plenamente interconectados, la visión es que una declaración de importación pueda nutrir automáticamente de datos a todos los sistemas relevantes: aduaneros, sanitarios, medioambientales, fiscales, sin que el operador tenga que introducir la misma información en múltiples plataformas. Es el modelo de ventanilla única en su máxima expresión: una sola interacción digital que desencadena todos los controles necesarios de forma coordinada y automática.

El nuevo Código Aduanero de la Unión, actualmente en negociación con 2028 como fecha estimada para sus primeras disposiciones, consolidará este modelo como el estándar obligatorio para el comercio exterior europeo.

El EU CSW-CERTEX ya está en marcha y afecta a cualquier empresa que importe mercancías sujetas a controles sanitarios, fitosanitarios, ecológicos o de bienes culturales en la UE. Estas son las acciones más relevantes:

• Verificar si sus mercancías están afectadas. Revisar si los productos que importan habitualmente están sujetos a alguna de las formalidades no aduaneras ya integradas en el sistema.
• Coordinar con proveedores y transitarios. Asegurarse de que los certificados se emiten correctamente en los sistemas de origen (TRACES NT u otros) antes de la llegada de la mercancía.
• Mantenerse al día sobre nuevas formalidades. La cobertura del sistema se irá ampliando progresivamente. Es importante seguir los comunicados de la AEAT y de la Comisión Europea para anticiparse a los cambios.
• Apoyarse en un agente de aduanas especializado. La correcta gestión de las formalidades no aduaneras integradas en el EU CSW-CERTEX requiere conocimiento técnico actualizado y coordinación con los sistemas de la UE.

El EU CSW-CERTEX representa un avance significativo en la modernización del sistema aduanero europeo. No es una reforma normativa en el sentido tradicional: es un cambio en la forma en que los sistemas se comunican, que tiene un impacto directo y medible en la agilidad y seguridad del despacho de mercancías.

Para los operadores B2B que trabajan con mercancías sujetas a controles no aduaneros, entender cómo funciona este sistema y adaptarse a su lógica es cada vez menos opcional. En Adyco estamos al día de todos estos cambios y los integramos en nuestra operativa para que los despachos de nuestros clientes se realicen con la máxima eficiencia. Si tienes dudas sobre cómo afecta el EU CSW-CERTEX a tus operaciones, contacta con nuestro equipo.