Analizamos por qué se produce, cómo funciona el proceso de inspección y qué debe hacer una empresa para resolver la situación con la menor pérdida de tiempo y dinero posible.

Para cualquier responsable de logística o comercio exterior, una llamada diciendo que la mercancía ha sido retenida en aduana es una de las peores noticias del día. Retrasos, costes adicionales, incertidumbre sobre el resultado y la presión del cliente o la producción esperando. Sin embargo, las retenciones aduaneras son más comunes de lo que parece y, en la mayoría de los casos, tienen solución si se actúa rápido y con el conocimiento adecuado.

Este artículo explica por qué se produce una retención, cómo funciona el proceso de inspección, qué costes genera y cuál es el protocolo de actuación que reduce al mínimo el impacto sobre la operativa.

La aduana no retiene mercancías de forma aleatoria. El sistema de gestión de riesgos de la AEAT —y el sistema europeo ICS2 para las importaciones desde terceros países— analiza cada declaración y asigna un canal de control en función de un perfil de riesgo. Las causas más habituales de retención son:

• Discrepancias documentales: diferencias entre la declaración aduanera (DUA), la factura comercial, el packing list y el documento de transporte (Bill of Lading, AWB). Pesos, valores, descripciones o clasificaciones que no coinciden.
• Clasificación arancelaria dudosa o incorrecta: cuando el código arancelario declarado no corresponde con la descripción del producto o existen indicios de clasificación incorrecta para obtener un tipo arancelario inferior.
• Valor en aduana sospechosamente bajo: cuando el valor declarado está muy por debajo de los precios de referencia para ese producto y origen, la aduana puede sospechar infravaloración.
• Controles sanitarios, fitosanitarios o de seguridad: mercancías sujetas a controles específicos —alimentos, plantas, productos de origen animal, juguetes, productos eléctricos— pueden ser retenidas para verificar que cumplen los requisitos europeos de seguridad.
• Perfil de riesgo del operador o la ruta: ciertos orígenes, operadores o rutas tienen perfiles de riesgo más elevados que activan controles sistemáticos. Un historial de incumplimientos previos también puede activar controles adicionales.
• Selección aleatoria: una parte de los controles responde a criterios de muestreo aleatorio para mantener la eficacia disuasoria del sistema, independientemente del perfil de riesgo.

Cuando se presenta una declaración de importación, el sistema asigna automáticamente uno de los siguientes canales, que determinan qué tipo de control se aplica:

El canal naranja es el más frecuente y el que genera menos retrasos si la documentación es correcta. El canal rojo es el que más impacto tiene en tiempo y costes, y donde la intervención del agente de aduanas es más crítica.

Cuando la mercancía entra en canal rojo, el proceso es el siguiente: la aduana notifica al agente declarante la asignación del canal rojo y solicita la presentación física de la mercancía para inspección. En la inspección, los inspectores verifican que los bultos declarados coinciden con los reales, que la descripción de la mercancía es correcta, que los sellos o precintos están intactos cuando procede, y que no hay mercancía oculta o no declarada.

Si el resultado de la inspección es favorable, la aduana emite el levante y la mercancía queda liberada. Si hay incidencias —discrepancias de cantidad, mercancía diferente a la declarada, documentación insuficiente—, la aduana puede exigir documentación complementaria, modificar la declaración, aplicar aranceles adicionales o, en los casos más graves, retener la mercancía de forma indefinida hasta resolver la incidencia.

Además del impacto en tiempo y en la cadena de suministro, una retención genera costes directos que es importante cuantificar:

• Almacenaje en terminal o almacén: mientras la mercancía está retenida, los costes de estancia en la terminal portuaria o almacén aduanero siguen corriendo. Según la duración de la retención, pueden ser muy significativos.
• Demurrage y detention: si la mercancía va en contenedor, los costes de demurrage (por superar el free time en terminal) y detention (por no devolver el contenedor vacío a tiempo) se acumulan durante la retención.
• Gastos de inspección: en algunas retenciones, especialmente las sanitarias o fitosanitarias, el importador debe asumir los costes de la inspección y el muestreo.
• Honorarios adicionales del agente de aduanas: la gestión de una incidencia de retención genera trabajo adicional del agente: comunicaciones con la aduana, preparación de documentación complementaria, seguimiento.

La clave en una retención es actuar rápido y coordinado. Estos son los pasos esenciales:

• Contactar inmediatamente con el agente de aduanas: es el interlocutor principal con la aduana. Debe conocer la retención a la mayor brevedad para gestionar los plazos y minimizar los costes de almacenaje.
• Reunir toda la documentación de la operación: factura comercial, packing list, documento de transporte, certificados de origen, certificados sanitarios o fitosanitarios si aplica, y cualquier otro documento relacionado con la mercancía.
• No modificar ni mover la mercancía sin autorización: mientras la mercancía está retenida, no se puede acceder a ella ni moverla sin autorización expresa de la aduana. Hacerlo puede agravar considerablemente la situación.
• Identificar la causa de la retención: el agente debe averiguar lo antes posible si se trata de un control documental, una inspección física o una incidencia específica. El tipo de retención determina el tiempo estimado de resolución y las acciones necesarias.
• Preparar la documentación complementaria si se solicita: si la aduana pide documentos adicionales —una factura corregida, un certificado de origen, una declaración del fabricante—, deben obtenerse y presentarse en el menor tiempo posible.

La mejor gestión de una retención es no tenerla. Estas son las medidas preventivas más efectivas:

• Coherencia documental en toda la cadena: todos los documentos de la operación deben reflejar la misma información. Una discrepancia entre el packing list y el DUA es una de las causas más frecuentes y evitables de control.
• Clasificación arancelaria correcta y documentada: ante cualquier duda sobre el código arancelario de un producto, consultar con el agente de aduanas antes de la importación. Una clasificación incorrecta es más cara de corregir que de prevenir.
• Trabajar con un agente de aduanas especializado: los operadores con buen historial de cumplimiento —especialmente los OEA— tienen menor probabilidad de ser seleccionados para controles.
• Anticipar los controles no aduaneros: si la mercancía está sujeta a controles sanitarios, fitosanitarios o de seguridad, asegurarse de que los certificados están en regla antes de la llegada de la mercancía.

Las retenciones aduaneras son una realidad del comercio internacional. No todas son evitables, pero todas son gestionables cuando se tiene el conocimiento, la documentación y el apoyo de un agente de aduanas especializado. La diferencia entre una retención que se resuelve en 24 horas y una que se prolonga durante días o semanas está, en la mayoría de los casos, en la calidad de la preparación documental y en la rapidez de respuesta.

En Adyco gestionamos diariamente situaciones de retención e inspección aduanera para nuestros clientes B2B y conocemos de primera mano los protocolos de cada tipo de control. Si tu empresa ha sufrido una retención o quieres asegurarte de que tu operativa está bien preparada para evitarlas, contacta con nuestro equipo.